Privacyverklaring

Versie 2.0, augustus 2026
Laatst bijgewerkt: 26 augustus 2026

Deze verklaring gaat over de persoonsgegevens die wij zelf verwerken: van u als klant, als geïnteresseerde, als leverancier en als bezoeker van deze website. Voor die gegevens zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

Legt u met WorkBase gegevens van uíw klanten, huurders of medewerkers vast, dan bent ú daarvoor verantwoordelijk en zijn wij verwerker. Wat daarvoor geldt, staat in de verwerkersovereenkomst, niet hier.

1. Wie wij zijn

WorkBase B.V.
De Bocht 6, 5281 PE Boxtel
Kamer van Koophandel 69696411
btw-nummer NL857971852B01
telefoon 088-0159700, e-mail info@workbase.nl

Wij hebben geen functionaris voor de gegevensbescherming. Die is voor een onderneming van deze omvang en aard niet verplicht, en wij vinden het eerlijker om dat te zeggen dan een functie te noemen die niet bestaat. Vragen over privacy komen binnen op het adres hierboven.

2. Bezoek aan deze website

Op deze website staat een bezoekersteller die wij zelf hebben gebouwd; er komt geen dienst van een andere partij aan te pas. Wij tellen hoeveel pagina's er zijn opgevraagd en hoeveel bezoekers dat waren, welke pagina's dat waren, op welk uur van de dag, en van welke website iemand bij ons binnenkwam.

Wat wij daarbij niet doen:

• Wij plaatsen geen volg- of voorkeurscookie en lezen niets uit uw apparaat. Daarom vragen wij u daar ook geen toestemming voor, en staat er geen keuzescherm in de weg.
• Wij bewaren uw IP-adres niet. Om te kunnen zien of iemand die dag al eerder langskwam maken wij een onomkeerbare code uit uw IP-adres, de gegevens van uw browser en een getal dat elke dag verandert. De volgende dag levert dezelfde bezoeker een andere code op, zodat wij u niet van dag tot dag kunnen volgen.
• Van de website waar u vandaan komt bewaren wij alleen de naam, bijvoorbeeld “google.com”, en nooit het volledige adres — daar zou bijvoorbeeld een zoekopdracht in kunnen staan.
• Wat er in de adresregel achter het vraagteken staat, blijft buiten de telling.

Wij bewaren dit als losse aantallen: hoe vaak een pagina is opgevraagd, hoeveel bezoekers er in een bepaald uur waren, en hoe vaak iemand van een bepaalde website kwam. Die aantallen staan niet met elkaar in verband, zodat er geen beeld van een afzonderlijke bezoeker ontstaat. Wilt u helemaal niet meegeteld worden, laat het dan weten via info@workbase.nl; wij sluiten uw adres dan uit van de telling.

Eén cookie zetten wij wel: op de pagina's waar u kunt inloggen of een wachtwoord kunt herstellen, plaatst de webserver een sessiecookie. Die houdt alleen bij dat u dezelfde bezoeker bent tijdens die handeling, verdwijnt daarna, en is nodig om die pagina te laten werken.

Daarnaast houdt de webserver technische logbestanden bij, zoals elke webserver dat doet. Die gebruiken wij voor beheer, voor het oplossen van storingen en tegen misbruik, niet om bezoekers te volgen. De logbestanden die onze eigen software bijhoudt, bewaren wij dertig dagen.

3. Als u contact met ons opneemt

Belt u of stuurt u ons een bericht, dan verwerken wij uw naam, uw contactgegevens en wat u ons schrijft of vraagt, om u te kunnen helpen. Plant u een afspraak via de knop op onze contactpagina, dan gaat u naar Calendly; dat is de website van een andere partij, met een eigen privacyverklaring. Wij hebben die planner bewust niet in onze eigen pagina ingebouwd, zodat er niets naar Calendly gaat zolang u er niet zelf naartoe klikt.

Wij versturen geen nieuwsbrief. Uw adres wordt niet gebruikt om u ongevraagd aanbiedingen te sturen.

4. Als u klant bent

Voor het leveren van onze software sluiten wij een overeenkomst met u. In dat verband verwerken wij:

• de gegevens van uw organisatie en van uw contactpersonen: naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, adres, KvK- en btw-nummer;
• wat er nodig is voor de facturering en de betaling, waaronder uw bankrekeningnummer;
• de licentiegegevens van de programma's die u gebruikt.

Bij het gebruik van onze programma's controleert de software de licentie bij onze server. Daarbij leggen wij vast welke licentiecode het betreft, om welke versie het gaat, en — bij de programma's die dat meesturen — de computernaam en de gebruikersnaam van de werkplek. Wij doen dat om te zien of een licentie geldig is, om te weten welke versie er draait als u ons belt, en omdat het aantal werkplekken de basis is onder de facturering. Wij gebruiken die registratie niet om te volgen wat iemand met het programma doet: wat er wordt ingevoerd of bekeken, komt er niet in.

De grondslag voor dit alles is de uitvoering van de overeenkomst met u, en voor de administratie onze wettelijke plicht.

5. Ondersteuning

Belt of mailt u met een vraag of een storing, dan verwerken wij wat u ons daarover stuurt. Kijken wij mee in uw administratie of nemen wij uw scherm over, dan gebeurt dat alleen op uw verzoek. Stuurt u ons daarbij een schermafdruk, een exportbestand of een kopie van een database om een probleem na te bootsen, dan gebruiken wij die uitsluitend daarvoor en verwijderen wij ze daarna. Voor de persoonsgegevens uit uw administratie handelen wij dan als verwerker; de afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst.

6. Als uw gegevens in de administratie van een klant van ons staan

Bent u klant, huurder, leverancier of medewerker van een organisatie die met WorkBase werkt, dan staan uw gegevens in de administratie van die organisatie. Zij bepaalt wat zij vastlegt en waarom; wij verwerken dat alleen namens haar. Vragen over die gegevens — inzage, correctie, verwijdering — stelt u dus aan die organisatie zelf. Komt zo'n verzoek bij ons binnen, dan sturen wij het naar haar door en laten wij u weten dat wij dat gedaan hebben.

7. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens niet en geven ze niet aan anderen om er iets aan te verdienen. Wel schakelen wij partijen in die ons helpen onze diensten te leveren:

• TransIP B.V. (Nederland) — levert de servers en de netwerkinfrastructuur waarop onze websites, portalen, de API en de door ons gehoste administraties draaien, en beheert de domeinnamen.
• Edisplay srl, handelend onder de naam Turbo-SMTP (Milaan, Italië) — verzorgt de verzending van onze uitgaande e-mail.

Met beide is vastgelegd dat zij de gegevens alleen voor ons verwerken. Voor de gegevens in de administratie van een klant staat dezelfde lijst, met wat zij precies doen, in artikel 9 van de verwerkersovereenkomst.

Daarnaast delen wij gegevens waar de wet of onze bedrijfsvoering daarom vraagt, met bijvoorbeeld onze accountant, onze bank, een incassopartij of de Belastingdienst. Ook dan alleen wat daarvoor nodig is.

8. Waar de gegevens staan

Onze servers staan in Nederland. Onze uitgaande e-mail loopt via Turbo-SMTP in Italië. Beide liggen binnen de Europese Economische Ruimte. Zou een verwerking ooit daarbuiten plaatsvinden, dan doen wij dat alleen onder de voorwaarden die de AVG daaraan stelt: een adequaatheidsbesluit (artikel 45), passende waarborgen zoals de modelcontractbepalingen (artikelen 46 en 47), of een van de uitzonderingen uit artikel 49.

9. Hoe lang wij gegevens bewaren

• Administratieve en fiscale gegevens: zeven jaar, omdat de wet dat voorschrijft.
• Gegevens van klanten na beëindiging van de overeenkomst: twee jaar vanaf de opzegdatum, behalve wat onder de fiscale bewaarplicht valt.
• De licentieregistratie: zolang de licentie loopt, en daarna niet langer dan nodig is voor de afwikkeling en de administratie.
• E-mail en ondersteuningsvragen: zolang de vraag speelt en daarna niet langer dan nodig om er nog eens op terug te kunnen komen. Meegestuurde bestanden verwijderen wij zodra het probleem is opgelost.
• Logbestanden van onze eigen software: dertig dagen.
• De aantallen van de bezoekersteller: die bewaren wij per maand. Er zit geen persoonsgegeven in.

10. Uw rechten

U mag ons vragen welke gegevens wij van u hebben, ze laten verbeteren of aanvullen, ze laten verwijderen, het gebruik ervan laten beperken, er bezwaar tegen maken, en u mag ze in een gangbaar bestandsformaat meekrijgen. Hebt u ons ooit toestemming gegeven, dan mag u die weer intrekken.

Een verzoek stuurt u naar info@workbase.nl. Wij reageren binnen een maand. Is uw verzoek ingewikkeld, dan mogen wij die termijn verlengen; wij laten u dan binnen die eerste maand weten hoeveel langer wij nodig hebben. Wij kunnen u vragen zich te identificeren, zodat wij niet de gegevens van iemand anders aan u laten zien. Aan een verzoek zijn geen kosten verbonden.

11. Hoe wij uw gegevens beveiligen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Toegang tot onze systemen is beperkt tot de medewerkers die het voor hun werk nodig hebben, en zij zijn tot geheimhouding verplicht. Het verkeer met onze websites, portalen en de API verloopt versleuteld. Wij beoordelen deze maatregelen periodiek en passen ze aan wanneer daar aanleiding toe is. De maatregelen die gelden voor de gegevens in de administratie van een klant staan in artikel 8 van de verwerkersovereenkomst.

12. Als er iets misgaat

Gaat er iets mis met persoonsgegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn, dan melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer de wet dat vraagt, en informeren wij de mensen om wie het gaat als het waarschijnlijk gevolgen voor hen heeft. Gaat het om gegevens uit de administratie van een klant, dan melden wij aan die klant — die is dan degene die beoordeelt of er een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens moet volgen. Ook dat staat in de verwerkersovereenkomst.

13. Een klacht

Vindt u dat wij niet goed met uw gegevens omgaan, laat het ons dan weten via info@workbase.nl; wij pakken het op. Komt u er met ons niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Op autoriteitpersoonsgegevens.nl staat hoe dat gaat.

14. Wijziging van deze verklaring

Verandert er iets aan de wet of aan wat wij doen, dan passen wij deze verklaring aan. Elke versie krijgt een eigen nummer en datum, zodat u kunt zien welke tekst wanneer gold. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.

WorkBase B.V.
De Bocht 6
5281 PE Boxtel